Lorsque vous envisagez d’acheter ou de louer un bâtiment pour votre entreprise, choisissez-le avec soin en tenant compte de son utilisation et de son emplacement. Une fois que vous avez le bâtiment, organisez-le de manière à en tirer le meilleur parti pour votre entreprise et pour les impressions de vos clients. Veillez à organiser le bâtiment de manière à assurer une bonne circulation et à disposer d’un espace suffisant pour chaque fonction, notamment pour la fabrication, le stockage, le service d’expédition, les bureaux, la réception, la zone de vente au détail, le parking et d’autres fonctions.
Choisissez le bon bâtiment
Au début du processus d’implantation d’une entreprise, prenez le temps de trouver la bonne zone pour le bâtiment en tenant compte de l’expédition, de la clientèle et de la commodité pour les employés, les fournisseurs et les clients. Les bâtiments situés à l’emplacement préféré doivent être de la bonne taille pour l’entreprise, disposer d’un parking adéquat pour les clients à l’avant et pour les équipements et véhicules de l’entreprise à l’arrière. Il doit y avoir un quai de chargement bien conçu et accessible en cas de besoin, et des services publics adéquats pour les besoins de votre entreprise. Le bâtiment doit être en mesure d’accueillir votre type d’entreprise.
Adaptez le bâtiment à votre modèle d’entreprise
Même si vous avez cherché le bâtiment parfait et trouvé un bâtiment proche des besoins de l’entreprise, il devra être personnalisé pour mieux servir l’entreprise individuelle. Il existe des besoins spécifiques à chaque entreprise, tels que des espaces de bureau, de stockage, de fabrication, de traitement des déchets, etc. Des entreprises telles que clsmith.com s’occupent des déchets et d’autres besoins en matière de bâtiments commerciaux. Il existe des entrepreneurs et des entreprises à contacter pour de nombreux services, la rénovation de bâtiments et les produits d’entretien.
Lorsque vous prévoyez de rénover un bâtiment pour l’adapter aux besoins de votre entreprise, tenez compte de ces 6 points clés :
Offrez vous les services d’un professionnel
Engagez un concepteur commercial, un architecte, un ingénieur ou un entrepreneur général, selon les besoins, qui a l’expérience du travail avec votre type d’entreprise, afin de dessiner les plans du projet qui permettra d’obtenir un bâtiment répondant au mieux aux besoins de votre entreprise dans le cadre du budget et des codes donnés. Des professionnels comme adp-group.fr se coordonnent entre eux et avec le propriétaire de l’entreprise pour définir la portée et les détails du projet et pour superviser le processus de rénovation. Même si l’entreprise est déjà installée dans le bâtiment, faites appel à des professionnels pour vous aider à apporter des changements afin d’améliorer l’organisation du bâtiment.
Déterminez les besoins de l’entreprise et les différents services qui auront besoin d’espace.
Faites une liste des commodités et des fonctions qui doivent être prises en compte. En d’autres termes, quels sont les besoins de votre installation ? Combien d’installations sanitaires sont nécessaires ? De l’espace sera-t-il nécessaire pour le stockage, l’expédition, les bureaux, les conférences, la fabrication, les réunions avec les clients, les espaces de vente au détail, les espaces informatiques, la cuisine, le laboratoire, etc. Il est essentiel d’engager le bon entrepreneur général pour vous aider à planifier la rénovation. N’oubliez pas le parking nécessaire pour les employés. Ils ne peuvent pas se rendre au travail à l’heure s’ils ne trouvent pas de parking à proximité.
Occupez-vous de la paperasserie, des codes de la ville, etc.
Avant de signer sur la ligne pointillée pour un bien immobilier, vérifiez le certificat d’occupation pour vous assurer que votre entreprise peut s’installer dans ce bâtiment. Changer un CO est une opération longue et coûteuse. Vérifiez le CO pour connaître les limitations et les utilisations légales du bien. Vérifiez s’il existe des infractions au CO ou à d’autres codes de la ville. Pour ce faire, traversez le bâtiment avec votre entrepreneur général, votre ingénieur ou votre architecte. Déterminez si le coût de la mise en conformité du bâtiment est une dépense acceptable. Découvrez quels sont les permis de construire requis et obtenez-les.
Avant de dépenser de l’argent pour des rénovations intérieures, vérifiez l’enveloppe du bâtiment.
L’enveloppe d’un bâtiment est l’extérieur, y compris le toit, les murs, les fenêtres, les portes, les fondations et l’accessibilité pour les personnes handicapées. Les bâtiments historiques peuvent avoir des restrictions sur ce qui peut être changé sur la façade du bâtiment. Le bâtiment doit être sûr et étanche pour protéger les espaces intérieurs.
Faites appel à un professionnel pour inspecter les éléments structurels du bâtiment, les systèmes mécaniques, électriques et de plomberie.
Ce bâtiment peut-il supporter le poids de l’entreprise ? Les planchers peuvent-ils supporter le poids de l’équipement que vous prévoyez d’installer ? Si vous voulez enlever les murs, ils ne doivent pas être porteurs. Les systèmes mécaniques, électriques et de plomberie sont-ils conformes aux normes et seront-ils adéquats pour votre entreprise ? Ces systèmes peuvent-ils être mis à jour pour répondre à vos besoins ?
Positionnez judicieusement les différents pôles de votre entreprise
Une fois que la rénovation du bâtiment est terminée et qu’il est temps d’installer l’entreprise dans le bâtiment, déplacez chaque département ou unité dans l’espace prévu à cet effet. Prévoyez un plan de déménagement pour éviter le chaos et la confusion le jour du déménagement. Envisagez de nommer un responsable du déménagement pour chaque département. Envisagez de faire appel à une société de déménagement commerciale lorsque vous déménagez une entreprise existante dans un nouveau bâtiment.
Le mouvement
Demandez à chacun d’emballer son bureau et de tout étiqueter. Il est essentiel d’étiqueter chaque boîte avec son contenu et la pièce ou l’endroit où elle doit aller pour le jour du déménagement. N’oubliez pas de mesurer tout l’équipement et le mobilier pour vous assurer qu’ils passeront par les portes et iront dans l’espace prévu. Si possible, faites des économies sur les frais de l’entreprise de déménagement en déménageant vous-même certains articles. Des articles tels que les fournitures de bureau, les plantes et les articles personnels sont des possibilités.
L’informatique mérite une attention particulière. Le matériel est fragile et vital pour toute entreprise et doit être protégé. Le chef du service informatique doit superviser des personnes qualifiées pour emballer et déplacer les ordinateurs, les imprimantes et autres appareils électroniques. Ce département doit être déplacé et mis en place au début du déménagement afin qu’il soit disponible pour brancher chaque département au fur et à mesure de son emménagement. Les communications d’une entreprise sont importantes pour la santé de l’entreprise.
Avant le déménagement, procurez-vous les clés de l’immeuble pour tous ceux qui en ont besoin. Examinez la zone de stationnement et attribuez des places de stationnement à tous les employés. Engager une entreprise pour délimiter les places de stationnement sur des aires de stationnement en béton ou en asphalte est un bon investissement. Si vous louez un espace dans une partie d’un bâtiment, identifiez à l’avance les places qui vous sont allouées. Engagez une société de sécurité pour assurer la sécurité pendant le déménagement et lorsque l’entreprise sera à nouveau opérationnelle.
Engagez une société de signalisation pour fabriquer et installer la signalisation du bâtiment avant le déménagement. Il faudra du temps à l’entreprise pour obtenir l’approbation locale de la signalisation, la fabriquer et l’installer. La signalisation aidera les employés, les vendeurs et les clients à trouver le nouveau bâtiment. Si l’entreprise loue une partie d’un bâtiment, il faut obtenir le règlement du bâtiment avant le déménagement et réserver un monte-charge pour le jour de l’emménagement. Passez en revue chaque service et chaque espace pour vous assurer qu’il est correctement installé et que tout le désordre du déménagement est enlevé.
Lorsque la réorganisation ou la rénovation et l’emménagement sont terminés, organisez une petite fête de “merci” et de “Dieu merci, le déménagement est terminé”. Le nouveau bâtiment amélioré et l’organisation de l’entreprise peuvent maintenant commencer à porter leurs fruits pour votre entreprise.
